REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE 16.9.2023
1. REKISTERINPITÄJÄ
Moniammatilliset Luovuusterapian Asiantuntijat ry –Association of Multiprofessional of Creativity Therapy ry. MaLTa ry
Kotipaikka; Kouvola
Kirkkopolku 6, 44500 VIITASAARI
malta.ry(at)hotmail.com
2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Päivi Teittinen
Kokkokalliontie 7, 48310 KOTKA
puhelin 044 545 8648
3. REKISTERIN NIMI
Moniammatilliset Luovuusterapian Asiantuntijat ry jäsenrekisteri
4. REKISTERÖIDYT
Yhdistys pitää luetteloa yhdistykseen kuuluvista jäsenistään sekä niistä Luovuusterapian asiantuntijoista, jotka ovat hakeneet Luovuusterapian asiantuntija -nimikettä. Jäsenet ovat joko yhdistyksen varsinaisia jäseniä, opiskelijajäseniä tai kunniajäseniä.
5. REKISTERIN PITÄMISEN JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTEET
Yhdistyslain 11§ mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenistään luetteloa. Jos jäsenet tai osa heistä on luonnollisia henkilöitä,
on jäsenluettelon samoin kuin yhdistyksen muidenkin henkilörekisterien pitämiseen sovellettava myös henkilötietolain 9§ säännöksiä.
Yhdistyksen toimintaperiaate on olla vuorovaikutuksessa ja ylläpitää yhteyttä jäsenistöönsä.
Henkilötietoja käytetään yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseen ja jäsenmaksujen keräämiseen sähköpostin tai postin
välityksellä. Jäsenen luvalla tietoja luovutetaan esimerkiksi alueellisten tapaamisten järjestämiseksi. Yhdistys voi julkaista jäsenen yhteystiedot omalla internetsivustollaan jäsenen itse sitä kirjallisesti pyytäessä.
Syntymäaikatietoa tarvitaan Luovuusterapian asiantuntijan todistuksen eli diplomin myöntämiseen.
Yhdistyksen toiminta perustuu jäsenistön ammatilliseen ja alueelliseen laaja-alaisuuteen, esimerkiksi hallitustyöskentelyn, erilaisten
työryhmien ja toimikuntien jäsenvalinnoissa. Tämän vuoksi rekisterissä on myös jäsenen ammattiala ja luovuusterapian koulutustasot.
6. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Yhdistyksen rekisterissä ilmenee jäsenen nimi, syntymäaika, yhteystiedot sekä luovuusterapian käydyt koulutustasot. Rekisterissä ilmenee, onko jäsen anonut itselleen Luovuusterapian asiantuntija -nimikettä. Rekisteristä ilmenee myös henkilön ammattiala, yhdistykseen liittymisen päivämäärä ja mahdollinen yhdistyksestä eroamisen päivämäärä niiden henkilöiden kohdalla, joille on myönnetty Luovuusterapian asiantuntija -nimike.
Yhdistys ei käsittele arkaluontoisia henkilötietoja.
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Yhdistys kerää kutakin jäsentä koskevat henkilökohtaiset tiedot jäseneltä itseltään, sekä velvoittaa hänet ilmoittamaan mahdolliset muutokset yhdistykselle. Koulutus täydentää ja vahvistaa jäsenen koulutustiedot. Hallituksen jäseniltä pyydetään yhteystiedot uuden hallituksen perustamiskokouksessa.
8. TIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRTÄMINEN
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle ilman jäsenen lupaa.
Jäsenen kirjallisella pyynnöllä hänen yhteystietonsa voidaan julkaista yhdistyksen internet- sivustolla, www.luovuusterapia.fi, koulutettujen luovuusterapian asiantuntijoiden yhteystiedot-sivulla.
Jäsenen suostumuksella hänen yhteystietonsa voidaan luovuttaa alueellisten tapaamisten järjestämiseksi. Tässä tapauksessa
yhteystieto (puhelinnumero) luovutetaan alueellisen tapaamisen koollekutsujalle.
Hallituksen jäsenten yhteystietojen (nimi, puhelinnumero) julkaisulupa yhdistyksen yleisen kokouksen kokouskutsuun pyydetään hallituksen
järjestäytymiskokouksessa.
Yhdistyksen postituslistasta tai yhteystietorekisteristä ei luovuteta tietoja kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksiin eikä
mielipide- ja markkinatutkimusta varten. Kun jäsen liittyy yhdistykseen hän saa yhdistyksen toimintaan ja edunvalvontaan liittyvää postia.
Yhdistys ei luovuta tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Yhdistyksen hallitus voi päättää yhdistyksen jäsenluettelon tietojen luovuttamisesta henkilötietolain (523/99) edellä mainitut
luovutusedellytykset ja kielto-oikeus huomioon ottaen. Jos hallitus päätyy jäsentietojen luovuttamiseen tai julkaisemiseen, johon on saatu jäsenten suostumukset, korostetaan luovutuspäätöksessä jäsentietojen käyttötarkoitussidonnaisuutta: tietoja saa käyttää vain määriteltyyn
tarkoitukseen. Hallitus luovuttamispäätöksiä tehdessään varmistuu siitä, ettei jäsenten yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta. Jäsentietojen käsittelyn periaatteet arvioidaan ja suunnitellaan henkilötietolain säännösten sekä sovellettavien erityislakien (esim. yhdistyslaki) säännösten perusteella, ja luodaan toiminnan kannalta tarvittavat menettelytavat sekä huolehditaan jäsenten asianmukaisesta informoinnista.
9. TIETOJEN SUOJAUS
Jäsenrekisteri on paperiversiona ja muistitikulla rekisterinpitäjän ja koulutuksen edustajan kotona suojatussa paikassa.
Yhdistyksen postitusvastaavalla on jäsenten sähköpostiosoitteet muistitikulla ja paperisena versiona postitusvastaavan
kotona suojatussa paikassa.
Sähköpostit lähetetään jäsenten osoitetiedot suojattuna.
Rekisterinpitäjät ja postitusvastaava ovat vaitiolovelvollisia jäsenrekisterin tietojen suhteen. Vaitiolovelvollisuus säilyy heidän
siirryttyään pois tehtävästä.
10. TIETOJEN KÄSITTELYN KESTO
Jäsentiedot hävitetään, kun henkilötietolain tarkoittamaa rekisteröintiperustetta ei enää ole, eivätkä tiedot ole toiminnan kannalta enää
tarpeellisia. Jäsenen tiedot pääsääntöisesti hävitetään, kun jäsenyysasioiden hoito ei enää tietojen säilyttämistä edellytä. Erikseen joudutaan arvioimaan tilanteet, joissa muu laki edellyttäisi jäsentietojen säilyttämistä.
Koska yhdistyksen tehtävänä on valvoa Luovuusterapian asiantuntija -nimikkeen käyttöä, rekisterissä säilytetään henkilötietoja myös
niistä yhdistyksen entisistä jäsenistä, joille on myönnetty Luovuusterapian asiantuntija -nimike.
11. TIETOJEN KÄSITTELIJÄT
Rekisterinpitäjä
Postitusvastaava
Koulutuksen edustaja
Nimikemerkkivastaava
Puheenjohtaja
Rahastonhoitaja
Arkistonhoitaja
12. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI
Tietojenkäsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
13. REKISTERÖITYJEN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ja saada etukäteen tietää henkilötietojensa käsittelystä sekä tarkastusoikeus omiin
tietoihinsa. Tähän liittyy olennaisena osana myös oikeus saada tieto korjatuksi. Mikäli tiedot osoittautuvat joiltain osin virheelliseksi,
tarpeettomaksi, puutteelliseksi tai vanhentuneeksi, tiedot on välittömästi korjattava.
14. REKISTERISELOSTE
Rekisteri- ja tietosuojaseloste on nähtävissä yhdistyksen internet-sivustolla osoitteessa www.luovuusterapia.fi. Rekisteri- ja tietosuojaselosteesta ilmenee rekisterinpitäjä, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, kuvaus rekisteröidyistä ja näihin liittyvistä tiedoista, säännönmukaiset luovutuskohteet sekä kuvaus rekisterin suojausperiaatteista.
15. YHTEYDENOTOT
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle
yhteyshenkilölle.
16. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESSA
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättynä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme
informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla internetsivustolle asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte
säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.